Profil : 1 200 contacts, traçabilité réglementaire, fenêtre serrée
Laura travaille pour un fabricant de dispositifs médicaux (DM) classe IIa, équipement de bloc opératoire. Sa journée type : 4 à 8 visites — chirurgiens, cadres infirmiers, pharmaciens d'hôpital, acheteurs. La fenêtre est serrée : 15 à 30 minutes par RDV, souvent debout, parfois interrompue. À chaque visite, elle doit tracer ce qu'elle a présenté (un dispositif médical = obligation de traçabilité réglementaire).
Son outil principal : un CRM pharma/médical de type Veeva Vault, lourd, désigné pour la conformité, pas pour la rapidité du commercial. Laura le remplit en différé, tard. La hiérarchie le sait. Le CRM est rempli à 60 % parce que le métier ne laisse pas de respiration pour le formulaire.
Le vrai problème : la perte de mémoire quand un commercial part
Le pain le plus douloureux n'est pas la saisie — c'est ce qui se passe quand un commercial s'en va. Laura raconte un cas vécu chez un concurrent : un commercial sénior part en retraite, son successeur reprend ses 800 contacts hospitaliers… avec rien. Pas une note exploitable, pas un historique de relations. « Zéro transmission. » Le successeur a mis 18 mois à reconstituer ce que l'ancien savait.
« Quand mon collègue est parti, on lui a juste exporté son CRM. C'est-à-dire : ses commandes. Pas ses relations. C'est ça que les hôpitaux paient — la relation, pas la commande. »
Sa journée avec Rainbow : capture, contexte, traçabilité
Rainbow s'insère dans 4 moments précis sans toucher au CRM régulé.
1. Brief avant la visite, dans le parking
« Prépare-moi la visite chez Dr. Bernard, CHU de Lyon, bloc orthopédie. » Rainbow ressort en 3 lignes : dernière visite il y a 4 mois, présentation faite sur la gamme XR-200, point en suspens (devis envoyé, sans retour), détail relationnel (le Dr. Bernard rentrait de congrès à Vienne, à recroiser). Laura entre en RDV avec le bon contexte.
2. Pendant la visite : aucune capture
Rainbow est éteint pendant la visite. Pas d'enregistrement, pas de transcription en bloc, pas de doute déontologique. Le commercial garde le contact visuel, écoute, présente. La capture vient après.
3. Sortie de visite : 90 secondes de dictée
« Dr. Bernard, gamme XR-200 présentée, devis 14 200 € à confirmer. Bloc orthopédie achète sur 2027 budget, à recontacter mi-octobre. Référent achat : pharmacien d'hôpital Mme Costa, à inclure au prochain envoi. Détail : le Dr. recommande son chef de bloc à voir. » Rainbow extrait : contact (Dr. Bernard, Mme Costa, chef de bloc à identifier), entreprise (CHU Lyon, bloc ortho), tâches (recontact octobre, envoi à Mme Costa), montant (14 200 € en attente), traçabilité (gamme XR-200 présentée le X/X).
4. Vendredi soir : alimentation du CRM régulé en CSV
Laura exporte les CR de la semaine en CSV, les importe dans Veeva Vault. Le CRM régulé reste à jour, sans qu'elle ait passé sa soirée à recopier 8 CR depuis ses notes manuscrites. Le vendredi soir redevient un vendredi soir.
Le scénario qui change tout : qu'est-ce qu'on transmet quand on part ?
Si Laura quitte demain, son successeur reçoit son export CSV Rainbow. Pas seulement ses commandes (le CRM régulé les a déjà), mais ses 1 200 historiques de relation : qui présente quoi à qui, quand recontacter, quelle est la fenêtre budgétaire de chaque hôpital, quels sont les détails personnels (« le Dr. Bernard parle allemand », « Mme Costa préfère les RDV de fin de matinée »). Le successeur arrive avec 18 mois d'avance.
Ça, c'est la promesse qui résonne le plus chez Laura. « Si on me retire de cette zone demain, je veux que celui qui prend la suite ne paie pas mon départ. »
Bilan : conformité préservée, mémoire restaurée
Rainbow ne remplace pas Veeva Vault. Il le rend praticable.
- Traçabilité réglementaire (DM présenté, date, interlocuteur) : assurée par export CSV régulier vers le CRM régulé.
- Mémoire relationnelle : reste dans Rainbow, exportable à tout moment.
- Continuité d'activité en cas de turnover : 1 export CSV transmissible.
- Temps gagné : 4 à 6 h/semaine sur la rédaction de CR le soir et le week-end.